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ビジネスフォンのおススメ一挙ご紹介! 最新技術を使いこなそう

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ビジネスフォンの新規導入、買い替えを検討している皆さん。「ビジネスフォンをどれにすればいいのか分からない…」と迷ってはいませんか?ビジネスフォンと一括りにしてもメーカーだけで10社近く、各機種を含めれば何十種と選択肢があります。また、予算に合わせて中古や新品という選択肢もあり、迷ってしまうのも仕方ありません。

そこで、今回はビジネスフォンを上手に選ぶポイントについてご紹介しましょう。中古と新品の違い、メーカーごとの特徴などにも触れています。ビジネスフォンのおすすめ機種もまとめていますので、ぜひピッタリな1台を見つけるのに役立ててください。

ビジネスフォンを中古と新品で選ぶnew or used

ビジネスフォンを選ぶ上で、まず決めておきたいのが”中古”と”新品”のどちらで探すのか。皆さんにも”予算”があるはずなためです。では、ビジネスフォンの中古と新品、それぞれのメリット・デメリットについて見ていきましょう。




中古のメリット・デメリット

中古のビジネスフォンの1番のメリットは、”1台あたりの購入価格が安い”ということ。発表されて1,2年と新しめの機種でも、中古であれば半額近くで手に入ります。3,4年と年数の経っているものだと、新品に比べて9割引ほどのものも。

反対に、中古のデメリットは”最新機能が導入されていない”ということ。最近ではクラウドサービス、スマホと連携している機種も多く発表されていて便利です。また、保存状態によっては痛みや汚れがひどく、故障しやすいこともあります。

「とにかく低価格で導入したい…」「最低限の機能さえあれば良い…」、というのであれば中古でも十分でしょう。



新品のメリット・デメリット

新品のビジネスフォンの1番のメリットは、”メーカー保証がついてくる”というもの。新品の機種には最低でも1年間のメーカー保証が、中には2,3年と期間を延長しているところもあります。また、新品なだけに痛みや汚れはなく長寿命です。

対して、新品のデメリットは”1台あたりの購入価格が高い”ということです。新品なだけに割引率も少なく、数台で何十万円になることも。1,2年後には中古になっていることを考えると、予算に余裕がないとちょっと考えさせられます。

「長く安心して使いたい…」「この機能(最新)を使ってみたい…」という目的があるのなら新品がおすすめです。

ビジネスフォンを規模と台数で選ぶscale or number

”規模”と”台数”に注目すると、選ぶべきビジネスフォンの機種が自ずと見えてきます。というのも、ビジネスフォンは機種ごとに対応している接続台数が決まっているため。では、ビジネスフォンの規模と台数についてご説明しましょう。




社員数が20名未満(小規模事業者)

社員数が20名未満の小規模事業者は、”接続台数10台前後”のビジネスフォンがおすすめです。

一般的にビジネスフォンの台数は”社員数の2/3”とされています。社員数が20名前後であれば10〜13台で対応できる計算です。ただ、事業内容によっては社員1人に対して1台必要なことも、5人に1台で十分なこともあります。

オフィスが1フロアのみであれば、台数を絞っても十分に顧客対応できます。どのようにビジネスフォンを使いたいのか、どこに設置すれば限られた数でも対応できるのかを考えてみると、効率的にビジネスフォンを導入できるでしょう。



社員数が20名以上(中規模事業者)

社員数が20名以上の中規模事業者は、”接続台数20台前後”のビジネスフォンをおすすめします。

先述した計算式で言うと、社員数が20名以上であれば10台前後、30名であれば20台前後あれば十分ということに。50名と大規模寄りの中小規模事業者でも30台前後もあれば問題なく顧客対応ができると言えます。

ただし、中小規模事業者の規模で30台以上、40台,50台と導入するのはコールセンターなどを除いておすすめできません。中小規模事業者になると役割分担も明確になり、ビジネスフォンを必要としない社員も多いためです。



社員数が100名以上(大規模事業者)

社員数が100名以上の大規模事業者は、”接続台数50台前後”のビジネスフォンがおすすめです。

社員数が100名以上であれば2/3の60台前後、社員ごとの役割を明確にすれば50台でも十分に顧客対応できます。フロアごとに、部署ごとにとグループ分けしてしまえばより少ない台数でも対応できることもあります。

ちなみに、ビジネスフォンは接続台数の大きなものほど機能が充実しています。例えば、相手の顔を見ながら会話できる”通話モニター”、手の空いているオペレーターに自動振り分けする”ACD機能”などです。

ビジネスフォンを目的と機能で選ぶpurpose or function

ビジネスフォンは”目的”と”機能”で選ぶのもおすすめです。目的が明確であれば必要な機能も絞りやすく、あとは対応した機種を選ぶだけ。では、ビジネスフォンの”目的”に合わせたおすすめ機能についてご紹介しましょう。




顧客対応に役立てたい

ビジネスフォンを導入する目的としてよくあるのが、”顧客対応に役立てたい”というもの。

電話での問い合わせが多い、営業担当の割合が高いなど顧客対応を重視している事業者は多いもの。もし、顧客対応を重視したいのなら、以下のような機能のあるビジネスフォンをおすすめします。

  • リモートコールバック…携帯(スマホ)からでも会社の番号(ビジネスフォン)を経由して発信できる
  • 外線自動転送…ビジネスフォンの着信を担当者の携帯(スマホ)に自動で転送できる
  • ACD機能…手の空いている、または待機時間によって自動でオペレーターに振り分けられる

顧客対応ではいかに効率的に顧客と営業担当をつなげるのかが求められます。当然、ビジネスフォンには外出の多い営業担当の動きに合わせた機能が。”転送機能”や”振り分け機能”などの充実した機種を選ぶと良いでしょう。



セキュリティを重視したい

セキュリティを重視したい”というのも、ビジネスフォンを導入する上でよくある目的です。

オフィス内には高価な機器、顧客情報などの機密が数多くあります。万が一にも、第三者に侵入されて盗難に遭う、破壊されては信用問題です。例えば、以下のような機能のあるビジネスフォンだと安心して導入できます。

  • 盗難防止システム…第三者の侵入を感知すると大音量かつLEDランプの点滅で警告する
  • 不審者威嚇機能…侵入を感知すると登録されている番号に自動発信し、音声で直接警告できる
  • 緊急地震速報対応…気象庁からの地震速報に対応し、揺れる前に音声やランプで警告する

セキュリティは自社の財産(モノだけでなく社員も)を守るためのものです。最近ではネットワークカメラと連動させ、第三者に対して直接話しかけられるものも。ビジネスフォンはもはやただ通話するだけの機器ではなくなってきています。



社内を中心に使いたい

ビジネスフォンを導入する目的としては、”社内(内線)を中心に使いたい”というのもよくあります。

家庭用電話機とは異なり、ビジネスフォンには社内通話(内線)が。内線であれば通話料(外線)がかからないので、通話時間を気にすることなく使用できるためです。ちなみに、以下の機能がついた機種を選ぶのがおすすめです。

  • 内線オンフック発信機能…受話器を持ち上げるだけで内線発信ができる
  • 内線一覧表示…内線相手をモニター上に一覧表示できる
  • 一斉呼び出し…全ての内線に対して一斉に呼び出し(放送)できる
  • 音声会議通話…拠点間で音声(または映像)で会議通話ができる

他にも、ビジネスフォンと登録している携帯(スマホ)の両方に着信させる”緊急呼び出しコールシステム”、外出先から社内の電話帳を検索できる”携帯ブラウザ連携機能”など。社内でこそ使いたい機能が数多くあり便利です。

ビジネスフォンをメーカーで選ぶWhich manufacturer would you like?

ビジネスフォンは”メーカー”によっても違いがあります。例えば、NECやsaxa(サクサ)、Panasonic(パナソニック)やNAKAYO(ナカヨ)など。では、メーカーごとにビジネスフォンの特徴について見ていきましょう。




NTT

日本の通信事業者として最大手の”NTT”。日本メーカーなだけに耐久性から機能性にかけてバランスの取れていることが特徴です。設定のしやすさ、操作のしやすさにも定評があるので、初めてビジネスフォンを導入するのにおすすめと言えます。

NEC

パソコンやタブレット、サーバーなど幅広く電子機器を製造しているのが”NEC”。その技術力の高さから中規模から大規模事業者にかけて幅広く指示を集めています。”拡張性の高さ”に強みがあるのでコールセンターなど特別な使い方におすすめです。

saxa(サクサ)

ビジネスフォンを主力にネットワーク関連機器を製造しているのが”saxa(サクサ)”。ビジネスフォンとネットワークの両面に精通しているだけに”セキュリティ対策”も万全です。また、デザイン性も高いのでおしゃれさを重視したオフィスにおすすめできます。

Panasonic(パナソニック)

低価格ながらも高性能なビジネスフォンを製造しているのが”Panasonic(パナソニック)”。本体価格がお得なのはもちろん、外線の中継機としての機能を搭載したもあり通話にかかるコスト削減にも効果が期待できます。外線通話の多いオフィスにおすすめです。

NAKAYO(ナカヨ)

基本的にビジネスフォンのみ製造・販売しているのが”NAKAYO(ナカヨ)”。ビジネスフォンに特化したメーカーなだけに、汎用型から特化型まで幅広いラインナップが特徴です。最近ではその操作性の高さから介護施設や宿泊施設などにも広く導入されています。

IWATSU(岩通)

ビジネスフォンの省エネ性能に力を入れているのが”IWATSU(岩通)”。”エコモード”が搭載された機種が多くあり、待機中の消費電力を抑えてくれます。目的ごとにタイプの異なる機種もあり、小規模から中規模事業者にかけておすすめのメーカーです。

HITACHI(日立)

”Inspire the next(次世代にひらめきを与えよう)”を社風にしているのが”HITACHI(日立)”。その為、他のメーカーに比べて、”簡易IVR”のように革新的な機能を搭載しています。1台あたりの接続台数も広めなので、今後の拡張性にも期待できます。

OKI(沖電気)

ネットワーク機器から金融、インフラと幅広く社会貢献しているのが”OKI(沖電気)”。幅広い分野に精通しているだけに、ビジネスフォンもドアホンや携帯(スマホ)など様々な機器と連携できる機種が提供されています。他機器との連動させるのなら便利です。

ビジネスフォンのおすすめ機種
(中古編)Recommended model /used

メーカーごとに特徴があると言っても、ビジネスフォンには数多くの機種がありピッタリな1台を選ぶのは大変です。そこで、数あるビジネスフォンの中からおすすめ機種(中古編)についてご紹介しましょう。




αNX Plus(NTT)

中古でも特に人気の高い機種が”αNX Plus”。バランスの取れた性能でおなじみ、”NTT”の提供するビジネスフォンです。”簡易受け取り”や”カメラドアホン”など、多彩な機能がありながらも誰でも扱える操作性の高さに定評があります。

”バックアップ機能”が搭載されており、ビジネスフォンの設定や電話番号のような登録データを保持する機能も。携帯(スマホ)を子機として設定できるので、デスクにいなくても同様に内線通話、顧客対応(外線)が可能です。



αGX(NTT)

小規模事業者(オフィス)を想定して設計されているのが”αGX”。2005年10月発売と古めの機種ですが、NTTのビジネスフォンではいまだに高い人気を誇っています。一つひとつのボタンが大きく、誰でも扱いやすいのも1つの要因です。

また、同機種ではサイズや機能性の異なるS・M・Lと3タイプの主装置から選べます。小規模から中規模、状況によっては大規模事業者(オフィイス)にも対応できる汎用性の高さもあり、今でも選ばれ続けている機種なのです。



HM700Ⅱ(SAXA)

saxa(サクサ)が提供しているだけあり、スタイリッシュなフォルムで古さを感じさせないのが”HM700Ⅱ”。他のビジネスフォンに比べ、一回りほどコンパクトに設計されているので限られたデスクスペースに置きやすいのも好印象です。

基本となる”Std(スタンダード)”が接続台数8台に対して、本格仕様の”Pro(プロ)”は接続台数32台と。コンパクト設計ながらも高性能、幅広い状況に対応できる機種として中古でありながらも根強い人気を集めています。

ビジネスフォンのおすすめ機種
(新品編)Recommended model /new

ビジネスフォンは中古だとどうしても在庫に限りが、欲しい機種があっても数を揃えられないことがあります。その点、新品であれば基本的に欲しい機種を揃えられます。では、おすすめ機種(新品編)を見ていきましょう。




PLATIA II Standard(SAXA)

新品でありながら1台12万円前後とお手頃価格なのが”PLATIA II Standard”。携帯(スマホ)と連動できる”FMCサービス”、ひかり電話回線やIP電話回線に繋げられる”IP電話対応”などIPネットワークサービスに強みのある機種です。

本体にセンサが搭載されており、”セーフティモード時”には第三者の侵入を自動で検知、警報音とLEDランプで警告を発します。また、異常時には登録してある番号に自動発信し、音声で確認(警告)もできるので安心です。



integral-F(HITACHI)

スマホとの連携を想定して設計されているのが”integral-F”。スマホから主装置(ビジネスフォン)にアクセスし、電話帳を検索して直接発信が。スマホに情報を登録する必要がなく、顧客情報などの流出を防げます。

また、施設内のPHSに直接発信したり、構内通信設備と連動させたりと多彩な”オプション機能”も。最近では福祉施設のスタッフコール(PHS)、病院のナースコールの代わりに導入されている事例もあるほどです。



αA1(NTT)

2015年12月、NTTから発売された新機種の1つが”αA1”。IoT(モノとインターネットの連携)に注目が集まる中、WiFiなどネットワークとの連携を想定して設計、各機能が搭載された本格的なビジネスフォンです。

ネットワークを介することでビジネスフォンから、パソコンやスマホから社内の様々な情報を共有、閲覧できます。また、ネットワーク面での”セキュリティ対策”も強化されており、豊富な情報の効率的かつ安全な管理が可能です。

ビジネスフォンのおすすめ機能What is the recommended function?

ビジネスフォンは”多機能電話機”と呼ばれるだけに外線、内線だけでなく機能が充実しています。正直、「これってどう使うの?」と悩むほど。そこで、最後にビジネスフォンの数ある機能の中から特におすすめしたい5つをご説明します。




リモートコールバック

携帯(スマホ)からビジネスフォンに、そこから顧客に電話することで会社番号から発信できる機能のこと。

小規模,中規模事業者だと社員全員に業務用の携帯(スマホ)を配布するのは難しいもの。社員個人の携帯を日々の業務に使っているところも多いと思います。個人の番号を顧客に知られるのに抵抗のある社員もいるはずです。

その点、リモートコールバックを使うことで、社員個人の携帯(スマホ)でも顧客には会社番号しか知られません。社員も安心して通話できる上に、ビジネスフォンを介しているので通話料の精算もまとめてできて管理にもおすすめです。



外線手動転送

ビジネスフォンにかかってきた電話を、携帯(スマホ)にそのまま主導で転送(外線発信)できる機能のこと。

顧客からビジネスフォンに着信が、ただ担当者が不在なために後で折り返すということも多いはず。たまになら問題ないことですが、担当者の不在が続くと顧客の心象が悪くなる可能性も。着信を受けた社員の手間にもつながります。

外線主導転送であればその場で顧客と担当者をつなげることが可能です。”折り返す”という時間的な手間を省けるだけでなく、レスポンスが早くなることで顧客の心象も良くなり、顧客満足度にもつながることが考えられます。



ホットライン

特定の顧客からの着信に対して、対応する特定のビジネスフォン(担当者)に直接つなぐことのできる機能のこと。

事業を進めていると、どんな担当者にも”お得意さま(顧客)”がつきます。顧客としても特定の担当者と連絡できた方が要望を伝えやすく、反対に担当者としても特定の顧客がつくことでスキルアップやモチベーションにつながります。

ホットラインを活用することでお得意さま(顧客)と担当者を直接つなげられることに。他の社員が対応する時間を省け、業務効率の向上に。また、先述した”外線手動転送”とも組み合わせれば、より便利に運用できるおすすめ機能です。



音声自動応答システム

顧客から特定のコマンド(ダイヤル操作)に対して、あらかじめ登録しておいた音声で自動対応できる機能のこと。

いわゆる”IVR”と呼ばれるシステムのことで、本来であれば専用のソフトやシステムを構築する必要が。当然、導入するには相当な費用がかかり、かつ事業者ごとにカスタマイズするには専門知識のある業者に依頼する必要があります。

音声自動応答システムは上記のようなIVRを、ビジネスフォンにより簡易的に実装した機能です。大規模事業者の実装しているものまでは難しくとも、顧客ごとに簡単な選択肢を準備して内容ごとに振り分けることは十分にできます。



迷惑電話の着信拒否

特定の番号、着信に対して手動で対応することなく着信拒否対応(自動)でできる機能のこと。

事業者として長く活動していると、どうしても対応したくない相手がでてくるものです。例えば、しつこい営業マンや理不尽なクレームしか言わない顧客など。すべてに対応したのでは業務に差し支えるだけでなく、ストレスにもつながります。

迷惑電話の着信拒否ではビジネスフォンを操作するだけ、簡単”ワンプッシュ”で着信拒否する番号登録を。着信拒否しすぎると信用問題につながりますが、最悪は拒否できるというだけでも社員は安心して対応できるものです。

ビジネスフォンで業務の効率化を!Improve efficiency

今回は、ビジネスフォンを新規導入、買い替えを検討している方に向けておすすめ機種の選び方についてまとめてみました。安くないものだけにビジネスフォンは慎重に選びたいもの。機種を選ぶポイントは以下のような3つ。

  • 中古か新品か
  • 何台必要なのか
  • 何のために必要か

予算に余裕があるのなら新品を、基本機能で十分なのだとしたら”中古”を。その上で、小規模・中規模・大規模事業者と社員数に応じて必要となる台数を予測し、対応している機種をピックアップしてみるのが良いでしょう。

また、顧客対応のために、社内で通話するためになど目的を明確にしておくと必要となる機能も選びやすいです。ビジネスフォンは適切に選び、上手に活用すれば日々の業務効率を高めることにつながります。

ぜひ、紹介した内容を参考にし、皆さんのオフィスに合ったおすすめのビジネスフォンを見つけてみてください。

ビジネスフォンの増設方法



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